Microsoft Teams, de nieuwe woordenschat

Gelukt! Ik ben aangemeld in Microsoft Teams. Maar wat kan ik hier nu mee? Wat is een Team, kanaal, bericht en waarom zou ik iets volgen? We helpen je op weg met enkele veelgebruikte termen.

Zoek je je weg nog naar de juiste keuze voor je licentie? Lees dan ook zeker ons vorige artikel. Daar kijken we de naar de opties om alvast gratis te starten.

Wat is een Team?

Teams, die term ken je al. Microsoft heeft de term zelfs gebruikt om zijn product een naam te geven.

Een team bestaat uit een groep mensen die bijeenkomen om iets groots gedaan te krijgen binnen uw organisatie. Soms is het uw gehele organisatie.

Dat is natuurlijk zeer ruim. “Een groep mensen” en “iets groots gedaan krijgen” kan vele zaken betekenen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je aan iets bepaald werkt:

+ Een project
+ Een thema
+ Een bepaalde taak

Of het kan zijn dat je samenwerkt met een aantal collega’s:

+ Een afdeling
+ Het gehele bedrijf
+ Een bedrijfstak

Stel, je werkt samen in een boekhoudingsteam. Dan kan het handig zijn om al je gezamelijke documenten en conversaties in een Team bundelen. Dat zou dan het Team Boekhouding kunnen zijn.

Mogelijk werk je tijdelijk aan een nieuw project om je bedrijfsbranding wat op te frissen. Natuurlijk kan het dan zijn dat je met externe partijen en contacten wil communiceren, meetings wil houden en presentaties tonen. Dit kan dan bijvoorbeeld het Team Imago 2020 zijn.

Waar gebruik je dan kanalen?

Elk Team bevat 1 of meer kanalen. In zo een kanaal voer je gesprekken en werk je samen aan documenten. Het kanaal Algemeen is steeds beschikbaar zodat je meteen verder kan met werken.

Maar waarschijnlijk werk je verder aan een bepaald onderwerp of aspect dat een eigen plekje verdient. Hier kan je dan een apart kanaal maken voor extra overzicht.

Het “Imago 2020”-Team werkt bijvoorbeeld aan de volgende onderwerpen:

+ Algemeen
+ Logo-design
+ Website-ontwikkeling

Wanneer maak je een bericht? En wanneer chat je?

Je kan je collega’s of contactpersonen rechtstreeks contacteren door een gesprek te voeren. Daarin stuur je dan berichten heen en weer. Dat is handig om snel wat informatie te delen of om gewoon wat te babbelen.

Maar soms wil je je richten tot het gehele team waar je lid bent. Ook hier kan  gebruik maken van gesprekken met daarin berichten in de verschillende kanalen.

Maar, soms wil je graag iedereen op de hoogte brengen over een bepaald onderwerp, project of initiatief. Bestaat er reeds een kanaal hiervoor? Dan plaats je daar best je bericht. Je bereikt dan meteen de juiste mensen. Mensen die later aansluiten bij dit team hebben dan meteen de gehele geschiedenis van de conversatie mee.

Megan Bowen heeft bijvoorbeeld een nieuwe aankondiging voor het team boekhouding. Zij begint een nieuw gesprek  in het kanaal Boekjaar 2020. Dit jaar gelden er namelijk een heel aantal nieuwe regels voor de aangifte. Een nieuwe collega in het team  kan later meteen de hele conversatie volgen.